دفتري كه تاجر معاملات خود را در آن ثبت كند و از روي آن سود وي تعيين شود، در لغت دفتر تجارتي گفته مي‌شود همچنبن در اصطلاح حقوقي، به دفاتري كه تاجر مطابق مقررات قانون تجارت تهيه و نگهداري مي‌كند، دفاتر تجارتي گويند.
هر تاجر مكلف است دفاتر مخصوصي را، به نحوي كه در قانون مقرر شده است تهيه و كليه داد و ستدها و معاملات خود را در آن ثبت كند. از آنجايي كه تحميل چنين تكليفي بر بعضي از اشخاص كه طبق تعريف به معاملات تجارتي اشتغال دارند، به لحاظ ناچيز بودن تعداد يا ميزان و حجم معاملات عملي و مقرون به صرفه و صلاح نيست لذا قانونگذار طبق حكم مقرر در ماده 6 قانون تجارت عنوان كسبه جزء را از تكليف داشتن دفاتر تجارتي مستثني كرده است.
اين ماده به چهار دفتر اشاره كرده و به وزارت دادگستري اجازه داده است دفاتر ديگري را به موجب آيين‌نامه، جانشين دفاتر چهارگانه شامل دفتر روزنامه، دفتر كل، دفتر دارايي و دفتر كپيه كند.
دفتر روزنامه
به موجب ماده 7 ق.ت، " دفتر روزنامه دفتري است كه تاجر بايد همه روزه مطالبات و ديون و داد و ستد تجاري و معاملات راجع به اوراق تجاري ( از قبيل خريد و فروش و ظهرنويسي ) و به طور كلي جميع واردات و صادرات تجاري خود را به هر اسم و رسمي كه باشد و وجوهي را كه براي مخارج شخصي خود برداشت مي كند در آن دفتر ثبت نمايد ".
مفصل ترين دفتر تاجر، دفتر روزنامه است و تمامي آن چه كه از تجارتخانه خارج و وارد مي شود، بايد در اين دفتر قيد شود. در دفتر روزنامه حتي مخارج شخصي نيز بايد قيد شود.
قيد مخارج شخصي مي تواند نشان دهنده اين باشد كه مخارج شخصي تاجر نسبت به درآمد او در ايام عادي فوق العاده بوده يا خير زيرا اگر مخارج، نسبت به درآمد او فوق العاده باشد مانند آن كه با وجود بدهكار بودن به مسافرت خارجي رفته و هزينه زيادي صرف كرده باشد، طبق بند 1 ماده 542 ق.ت از موارد ورشكستگي به تقصير اجباري مي باشد.
دفتر كل
به موجب ماده 8 ق.ت ، " دفتري است كه تاجر بايد كليه معاملات را لااقل هفته اي يك مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخيص و جدا كرده و هر نوعي را در صفحه مخصوصي در آن دفتر بطور خلاصه ثبت كند ".
دفتر كل، دفتر انواع حساب هاست و به زبان ساده رونويسي از دفتر روزنامه است. البته با 2 تفاوت :
1. در دفتر روزنامه مطالب لازم بايد هر روز نوشته شود ولي در دفتر كل حداقل هفته اي يك بار.
2. معاملات دفتر روزنامه به تفكيك موارد دفتر كل مي شود.نكته : به موجب ماده 7 آيين نامه نحوه تنظيم و تحرير نگاهداري دفاتر موضوع تبصره 2 قانون ماليات هاي مستقيم، امروزه از دفتر معين براي تفكيك و مجزا ساختن هر يك از حساب هاي دفتر كل استفاده مي شود و هم چنين به موجب ماده 13 همين آيين نامه، كليه عمليات ثبت شده در دفتر روزنامه هر مته بايد حداكثر تا روز 15 ام ماه بعد به دفتر كل منتقل شود.
دفتر دارايي
دفتر دارايي به دفتري گفته مي شود كه دربردارنده صورت جامع كليه دارايي تاجر اعم از اموال منقول مانند فرش و يخچال و ساير اجناس و كالاهايي كه قابليت جا به جايي از نقطه اي به نقطه ديگر را دارد و اموال غيرمنقول مانند مغازه، خانه ، آپارتمان ، باغ ، زمين و مانند اين ها كه غيرقابل تحرك و جابجايي مي باشند و ديون و مطالبات تاجر يا شركت تجاري به طور دقيق و مشخص در آن ثبت مي گردد، تا بتوان به دارايي وي اعم از مثبت و منفي و موجودي وي از لحاظ نقدي و غيرنقدي رسيدگي نمود و اين عمل تا 15 فروردين هر سال بايد انجام شود.
دفتر كپيه
براي اين كه مراسلات و قراردادهاي تجارتي و هم چنين مخابرات و صورت حسابهاي صادره مربوط به امور تجارتي كه قانون نسبت به آنها اهميت خاص قائل است و سنديت داده شده در محلي متمركز باشد ، مقرر گرديده كه كليه آنها به ترتيب تاريخ در دفتر مخصوص ثبت يا رونويس شود. علاوه بر آن كليه مكاتبات و مراسلات وارده كه مربوط به امور تجارت براي تاجر برسد بايد در لفاف و پرونده هاي مخصوص به ترتيب تاريخ و در صورت امكان شماره ، ضبط شود تا در موقع مراجعه بتوان به سهولت هر نامه را به دست آورد.
از دفتر كپيه كه سابق معمول بود مي توان تعبير به دفتر آنديكاتور نمود.
دفاتر ديگري كه ممكن است وزارت دادگستري داشتن آن را به جهت نظام امور تجارت لازم بداند تجار ملزم به داشتن آن خواهند بود.
تاجر مختار است دفاتر ديگري نيز كه مشخص جريان امور تجارتي و يا مربوط به احتياج و يا حسن سليقه تاجر در نگاه داري حساب باشد، از قبيل دفتر صندوق كه ورود و خروج روزانه وجوه نقد را معلوم مي كند و يا دفتر ثبت بروات و سفته ها كه تاريخ وصول و پرداخت آنها در آن نوشته مي شود و با دفتر ديگري ، علاوه بر دفاتر قانوني فوق داشته باشد.
معرفي انواع دفاتر تجاري